En julio de 2012 inicia tarea de presentar declaraciones virtualmente para los nuevos obligados

De acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 2 de la Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011, luego de ser modificada con la Resolución 019 de febrero de 2012, las personas naturales y jurídicas que desde diciembre 9 de 2011 se convertían en nuevos declarantes virtuales tendrán que empezar a presentar sus declaraciones en forma virtual comenzado con aquellas que tengan vencimiento a partir de julio 1 de 2012. Ese artículo 2 de la Resolución 12761 de 2011 dispone: “Artículo 2. Inicio de la obligación. Los nuevos obligados señalados en el artículo 1 de la presente Resolución, deberán presentar sus declaraciones a través de los Servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, cuyos vencimientos tengan lugar en julio de 2012. Sin perjuicio de la fecha señalada en el inciso anterior, los contribuyentes, responsables o usuarios que vayan activando el mecanismo digital, podrán empezar a cumplir con sus obligaciones a través de los Servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales haciendo uso de dicho mecanismo. Quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución se encuentren obligados a presentar sus declaraciones de manera virtual, deben continuar haciéndolo de esta forma.

¿Quiénes son los nuevos obligados a declarar virtualmente desde julio de 2012?

Con la Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011, que reemplazó a la 1336 de febrero de 2010, se volvieron a redefinir los criterios (14 en total) con los cuales una persona natural o jurídica se convierte en declarante virtual. Por tanto, los que a diciembre 9 de 2011 ya venían declarando virtualmente porque los obligaba la resolución 1336 de 2010 (o alguna otra resolución mucho más anterior), ellos han seguido declarando en forma virtual todos estos meses (sin importar que de pronto ya no les aplique ninguno de los criterios de la nueva Resolución 12761 pues una vez se cae en la lista de obligados a declarar virtualmente para siempre se conservará esa obligación sin importar lo que pase con las resoluciones posteriores; ver el ultimo inciso del art. 2 de la Resolución 12761 antes citado) Pero aquellos que solamente con la nueva Resolución 12761 de diciembre 9 de 2011 se convertían por primera vez en obligados a declarar virtualmente, son los que la DIAN estableció que empezarían a hacerlo iniciando con las declaraciones que tengan vencimientos a partir de julio 1 de 2012 pues aunque inicialmente se había dicho que empezarían a hacerlo desde marzo 1, la DIAN tuvo que usar los meses de marzo, abril y mayo para expedirles a todos los interesados sus respectivos mecanismos de firma digital y dichos interesados tenían luego que entrar al portal de la DIAN y activarlos (ver Art.4 de la Resolución 122761 de 2011) Si se comparan entonces las resoluciones 1336 de 2010 y la nueva Resolución 12761 de 2011, los que entraron por primera vez al universo de obligados a declarar virtualmente son básicamente las siguientes personas jurídicas y naturales: 1) Los usuarios aduaneros clasificados con alguna de las siguientes calidades, a excepción de las personas naturales inscritas en el Registro Único Tributario como importadoras: a)Aeropuerto de servicio público o privado; b) Almacén General de Depósit; c) Exportador; d) Importador, d) Usuarios de programas especiales de exportación PEX 2) Los obligados a suministrar información exógena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 3) Las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente. Aquí se entiende que serían todas las personas jurídicas, sin importar patrimonios ni ningún otro criterio especial, pues todas las personas jurídicas están obligadas a presentar declaraciones de retención ya que en su su RUT les hacan figurar por lo menos la responsabilidad “07” (agente de retención de renta), y otras incluso tienen adicionalmente las responsabilidades “08” (agente de retención de timbre) y “09” (agente de retención de IVA). 4) Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia, 5) Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual señalados en los numerales anteriores. Esto implica que esos Representantes, Contadores o Revisores Fiscales, si ellos mismos tienen que presentar declaraciones tributarias personales (como las de IVA o las de renta), entonces las tendrán que empezar a presentar virtualmente.

¿Qué pasa si solo después de julio de 2012 a alguien le empieza aplicar por primera vez alguno de los criterios de la resolución 12761?

El artículo 3 de la Resolución 12761 indica que si después de julio de 2012 a alguien le empieza a aplicar por primera vez algunos de los 14 criterios que en total se alistan en el artículo 1 de la Resolución 12761, en ese caso se debe tener presente que su obligación de declarar virtualmente comenzaría con las declaraciones que tengan vencimiento a partir del mes siguiente. Así por ejemplo, si nace una nueva persona jurídica durante agosto de 2012, en ese caso al inscribirse en el RUT durante agosto de 2012 la convertirán en “agente de retención” por lo menos a título de renta. Y en tal caso el numeral 11 del artículo 3 de la Resolución dice que empezará a declarar virtualmente a partir del mes siguiente en que practique su primera retención. Eso significaría que si practica su primera retención en el mismo mes de agosto, entonces en septiembre de 2012, cuando esté presentando la declaración de retenciones de agosto, dicha declaración la deberá presentar virtualmente. Es por eso que se puede entender que la DIAN, cada vez que nazca una nueva persona jurídica, de una vez le emitirá su mecanismo de firma digital a su Representante Legal y su Contador o Revisor fiscal.

¿Qué normas básicas deben tener presentes los nuevos obligados a declarar virtualmente?

Los que empiecen por primera vez a presentar declaraciones en forma virtual, si ya traen mecanismos de firma digital activados porque de pronto tuvieron la obligación por ejemplo de entregar información exógena entre abril y junio de 2012, deben tener presente que sus declaraciones tributarias (tanto las de la empresa como las personales si le corresponde) se firman justamente con ese mismo mecanismo de firma digital que ya tienen y no tienen que solicitar uno nuevo. Los que no lo hayan solicitado, y aquellos que lleguen a necesitar unos nuevos mecanismos de firma digital (porque de pronto cambiaron a su Representante Legal, o al Contador o Revisor fiscal), deben conseguirlos y activarlos con por lo menos tres días hábiles antes de empezar a utilizarlos. Además, todas las declaraciones que ya antes hayan presentado en papel, o las que debieron haber presentado en papel y que no lo hayan hecho, tales declaraciones las tendrán que corregir y/o presentar extemporáneamente en papel pues así lo dispone el artículo 7 del Decreto 1791 de mayo de 2007. Así mismo, y de acuerdo al artículo 579-2 del Estatuto, si una declaración se debe presentar en forma virtual pero se hace en papel, tal declaración se dará como no presentada aunque la DIAN tendría que detectar la irregularidad dentro de los dos años siguientes a la presentación de la declaración y pronunciarse (ver concepto DIAN 62921 de agosto de 2009). Si nunca antes han presentado ni siquiera reportes a la DIAN en forma virtual, tendrán que empezar a verificar si cuentan con los equipos e internet óptimos para poder cumplir con ese proceso. Para ello se puede visitar el siguiente enlace del portal de la DIAN: “Requerimientos tecnológicos” Además, tendrán que tomar en cuenta que a veces la plataforma de internet de la DIAN tiene problemas si el proceso de firma virtual se hace desde computadores muy modernos (véase nuestro anterior editorial de noviembre de 2011: “¿Hasta donde nos llevará el Muisca?”). Véase también la Cartilla instructiva de la DIAN para “Diligenciamiento virtual de documentos”

Caso especial de las declaraciones mensuales de Retención en la fuente

Téngase presente que para el caso específico de la presentación de las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente, el artículo 606 del Estatuto (luego de ser modificado con La Ley 1430 de diciembre de 2010), indica que la declaración mensual de retenciones solo se presenta en los meses en que sí haya valores para declarar (ya no se presenta en ceros) y que adicionalmente se debe presentar con pago total para poderse dar por presentada en forma válida (ver artículo 580-1 del Estatuto). Sin embargo, y gracias a las modificaciones que el Decreto-Ley antitrámites de enero de 2012 le hizo al artículo 580-1 del Estatuto, es posible por ejemplo que las declaraciones virtuales de retención se presenten unos días antes del vencimiento sin el pago pero el pago se podrá hacer como máximo en la fecha del vencimiento fijado en el decreto anual de plazos y la declaración se podrá dar como presentada.